Digital Leadership hautnah – wie zum Teufel kommuniziert ein Digital Leader? (Teil 2)

Digital Leadership – was heißt das überhaupt? Um diese Frage genauer zu beantworten, begleiten wir Jan, einen typischen Digital Leader, in einer typischen Arbeitswoche. Es ist ein Montagmorgen, an dem wir dem Digital Leader Jan über die Schulter blicken. Er beginnt den Tag mit einem Daily-Stand-Up-Meeting mit seinem Team. Früher gab es diesen regelmäßigen Austausch nicht, heute ist er Gang und Gäbe. Und noch so manch anderes hat sich in Sachen Kommunikation verändert.

New Work: Arbeitsplatzgestaltung mal anders

Digital Leader Jan kommt gerade mit dem E-Bike aus der Vorstadt und betritt den lichtdurchfluteten Bürokomplex seines Arbeitgebers mit den großzügig geschnittenen und schallgedämpften Großraumbüros. Hier ist alles darauf ist ausgelegt, dass sich Mitarbeiter wohlfühlen. Das kommt nicht von ungefähr. Die Digitalisierung hat zu einer Beschleunigung des Arbeitstempos und zur Arbeitsverdichtung geführt, was im falschen Umfeld schnell zu übermäßigem Stress führen kann.

Jans Arbeitgeber beugt dem vor. Mit urbequemen Arbeitsplätzen zum Beispiel, die automatisch erkennen, wer am Schreibtisch Platz nimmt und sich auf dessen Ergononomie einstellen. Wer einmal eine Pause braucht, geht auf die begrünte Dachterasse oder macht einen Power-Nap in einer sauerstoffdurchfluteten Stresskapsel. Das macht schnell wieder munter.

Videomeetings mit dem Digital Leader – das ist die Zukunft

Jan geht gerade am gemeinsamen „Wohnzimmer“ vorbei, als die Smartwatch am Handgelenk „brummt“. Es ist bald Zeit für das Daily Stand Up-Meeting. Ein Kaffee ist aber noch drin. Jan geht in den gemütlich eingerichteten Raum, in dem Mitarbeiter Ideen austauschen oder plauschen. Er schnackt kurz mit seinen Teamkollegen und folgt ihnen ein paar Minuten später in den Meetingraum. Die Mitarbeiter aus Übersee und die Kollegen, die heute spontan entschieden haben, im Home-Office arbeiten, sind bereits auf dem wandhohen Display per Videoübertragung zugeschaltet.

Es gibt ein großes „Hallo“ als alle zusammentreffen. Rasch kehrt produktive Ruhe ein. Das Daily Stand Up dient dazu, alle Mitarbeiter auf den gleichen Nenner zu bringen. Binnen 15 Minuten kommt jeder zu Wort. Stehend! Das senkt die Gefahr, dass man ins Schwafeln kommt. Beim Daily Stand Up geht es Digital Leader Jan nur um einen kurzen, zielgerichteten Austausch.

Man diskutiert:

• Wie weit ist jeder mit seiner Arbeit gekommen?
• Welche Erfolge gibt es?
• Wo bestehen Probleme?
• Wie können diese gelöst werden?

Daily Stand Up-Meeting: Immer in Kontakt

Für Digital Leader Jan schlägt das Daily Stand Up-Meeting zwei Fliegen mit einer Klappe:

1. ist er immer perfekt darüber informiert, was in seinen vier über den Globus verteilten Teams los ist. So kann er eruieren, wie er seine Leute unterstützen kann, um die gemeinsam gesteckten Ziele zu erreichen und schnell handeln.
2. stärkt der regelmäßige Austausch das WIR-Gefühl.

Ergänzend zum Daily-Stand Up tauschen sich die Kollegen, die nicht am gleichen Standort arbeiten, über den ganzen Tag hinweg auch immer mal wieder per Chat oder Videokonferenz aus. So entsteht Nähe, auch wenn man tausende Kilometer voneinander entfernt sitzt. Erstaunlich, wie gut das funktioniert.

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Vernetzt: digital und analog für die besten Entscheidungen 

Nicht nur unmittelbar am Computer sind die Teams miteinander vernetzt. Sie greifen auch gerne auf ihr Businesssmartphone für das interne Networking zurück. Das ist praktisch, wenn man einmal nicht am Arbeitsplatz sitzt, weil man sich im Bürogebäude bewegt oder vor Ort Projektpläne mit dem Kunden bespricht. Mit einer Business-Smartphone-App ist der Austausch zu jederzeit und an jedem Ort sichergestellt.

Der enge Draht zueinander ist besonders dann von Vorteil, wenn sich plötzlich neue Bedingungen im Projektablauf ergeben. Sei es, dass sich Kundenwünsche ändern, oder dass sich Lieferungen verzögern oder Ansprechpartner wechseln. In der modernen Arbeitswelt passiert das ständig – nichts ist vorhersehbar. Umso wichtiger ist es, dass wichtige Mitteilungen, die sofortiges Handeln erfordern, den Empfänger auch zuverlässig erreichen.

Facebook in der Firma 

Die App kann aber noch mehr. In ihr können sich die Mitarbeiter nicht nur in Projektgruppen oder Teams austauschen. Für die komplette Belegschaft gibt es eine Art Facebook-Stream. Hierüber werden Nachrichten geteilt, die alle etwas angehen.

Der Vorteil: Jeder Arbeitnehmer ist stets gleichermaßen über wichtige Entscheidungen oder Vorgänge des Managements informiert und kann in einer Kommentarfunktion auch Rückfragen stellen. Das hat in einem Unternehmen wie Jans, das über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeitet und in dem die Mitarbeiter frei wählen können, ob sie spontan im Home-Office arbeiten oder nicht, entscheidende Vorteile. Nicht nur, weil Ideen und Impulse auf diese Weise von unten nach oben transportiert werden können.

Wichtige Nachrichten gehen per Push-Mitteilung an alle Kollegen

Digital Leader Jan erinnert sich nur zu gut an die Zeiten, in denen das „schwarze Brett“ als Informationsportal noch aktuell war. Wie oft standen Mitarbeiter vor Aushängen, die sie nicht verstanden – ohne jede Möglichkeit Rückfragen dazu zu stellen. Das beflügelte aufkommende Ängste, die sich zu Gerüchten verdichteten und das Klima beeinträchtigten.

Und wie oft liefen Arbeitnehmer an den Anschlägen vorbei, ohne überhaupt Notiz davon zu nehmen? Im Endeffekt gehörten sie dann zu denen, die sich über die schlechte Informationspolitik ihres Arbeitgebers beschwerten. Das ist vorbei. Wichtige Nachrichten werden heute per Push-Mitteilung versandt – da weiß jeder: Das ist wichtig, das sollte ich mir anschauen.

Neue Mitarbeiter finden

Auch für neue Mitarbeiter ist die App ein Segen. Mit ihr lässt sich nämlich auch das Onboarding steuern. Die App erinnert an Termine, To Do’s und liefert Informationen, die in den ersten Tagen wichtig sind. Gut so, denn Jan ist gerade auf der Suche nach Verstärkung seines Teams. Auch hier hat sich in letzter Zeit viel getan- es geht um Digital Recruiting  im nächsten Teil (3) unserer Serie.

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