E-Mail Flut – 7 Tipps für ein besseres Arbeiten
Es ist Montag morgen Sie kommen ins Büro und die ersten 50 Mails in ihrem Posteingang sind schon da. Sie wissen, es werden im Laufe des Tages noch mindestens 50 oder gar 100 Mails dazu kommen. Ganz zu schweigen von Whats App Nachrichten, Messenger & Co. Oder gehören Sie zu den Menschen, die auch am Wochenende Ihre Mails lesen, um so wenigsten halbwegs den Überblick zu behalten?
Letzteres scheint oft das kleiner Übel im Umgang mit der E-Mail Flut zu sein- zu mindestens beruflich gesehen. Familienmitglieder empfinden das dauernde e-mailen am Wochenende und in der Freizeit eher kritisch bis nervig.
Mails sind nicht mehr wegzudenken aus unserem beruflichen Alltag , vieles ist dadurch einfacher und schneller geworden.
Die Kehrseite der Medaille kennen wir auch:
• alle wollen über alles informiert werden
• Mitarbeiter setzen ihre Chefs bei allem und jedem auf CC/BCC
• was mündlich besprochen wird, wird noch mal per Mail bestätigt
• manchmal vergreifen sich die Mitarbeiter und Kollegen im Ton, das Arbeitsklima verschlechtert sich oder noch schlimmer,
• Kundenmails werden nicht oder nicht professionell beantwort, der gute Ruf des Unternehmens steht auf dem Spiel
• und, und…
Was also tun im Kommunikations- Wirrwarr?
Hie sind die 7 wichtigsten Regeln, mit denen Sie der E-Mail Flut Herr werden:
1. Managen Sie sich selbst! Verzichten Sie auf ständige Erreichbarkeit ! Legen Sie feste Bearbeitungszeiten für Ihre Mails fest und reduzieren dadurch die Unterbrechungszeiten durch E-Mails.
2. Stellen Sie den Sound ab, der einkommende Mails anzeigt.
3. Nutzen Sie auch intensiver die technischen Möglichkeiten, die Ihren die Mail-Clients bieten, wie bessere Spamfilter. Weisen Sie Mails bestimmter Absender automatisch Farbcodes zu, so dass Sie auf einen Blick erkennen, welcher Arbeitsgruppe oder welchem Projekt eingehende Mails zuzuordnen sind.
4. Pflegen Sie einen kurzen, prägnanten und orthographisch korrekten Schreib-Stil, mit nur einem Sujet pro Mail und einer inhaltlich deutlichen Betreffzeile.
5. Klare Adressaten; nur derjenige, von dem Sie eine Antwort erwarten, sollte in der Adressatenzeile stehen und nur Personen, die unbedingt mit informiert werden müssen, im CC. Verzichten Sie völlig auf das BCC.
6. Erst denken, dann schreiben. Gerade bei ärgerlichen Vorfällen eskaliert die Mailkommunikation oft eher, als sie klärt. Prüfen Sie, ob ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch nicht viel schneller zum Ergebnis führen wird als aufschaukelndes Mail-Ping-Pong.
7. Nehmen Sie Ihre Führungsaufgabe aktiv wahr, überlassen Sie die E-Mail Kommunikation nicht dem Zufall. Entwickeln Sie Spielregeln mit Ihrem Team .
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