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„Ich befürchte das eskaliert“ – Warum schwierige Gespräche in der Krise zur Führungsaufgabe Nummer eins werden

Ein Leitfaden für Führungskräfte in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten. Die aktuelle Realität: Schlechte Nachrichten gehören zum Führungsalltag, schwierige Gespräche sind an der Tagesordnung.

In der aktuell wirtschaftlich angespannten Lage müssen Führungskräfte immer öfter schlechte Nachrichten überbringen. „Ich befürchte das eskaliert“ – diesen Satz höre ich dabei erschreckend oft. Als Coach berate ich immer mehr Führungskräfte, die vor diesen Situationen stehen und oft wochenlang Bauchschmerzen haben, solche Gespräche zu führen.

Schwierige Gespräche gehören zum New Normal

Personalabbau, Budgetkürzungen, Standortschließungen und verschärfte Leistungsanforderungen prägen den Führungsalltag 2025. Was früher die Ausnahme war, wird zur Regel. Doch viele Führungskräfte wurden nie systematisch auf diese kritischen Gespräche vorbereitet.

Und wie fühlt sich das an?

📌 Allein gelassen: Viele Führungskräfte wurden nie systematisch auf diese kritischen Momente vorbereitet und müssen Entscheidungen verkünden, die sie selbst nicht getroffen haben.

📌 Untrainiert: Die meisten haben noch nie Kündigungsgespräche oder kritische Beurteilungsgespräche führen müssen, die für den anderen bedeuten: deine Karriere ist bei uns zu Ende.

📌 Hilflos: Es fehlt ihnen die Kommunikationskompetenz oder das Wissen um die Psychologie solcher Gespräche.

Warum scheitern schwierige Gespräche so oft?


Das A und O schwieriger Gespräche liegt nicht in perfekten Formulierungen, sondern in der richtigen Haltung und dem Verständnis für die emotionalen Prozesse des Gegenübers.


Die häufigsten Denkfehler bei schwierigen Gesprächen

• „Wenn ich es nett verpacke, tut es weniger weh“ – Der Versuch, schlechte Nachrichten zu beschönigen, führt meist zu Verwirrung und Vertrauensverlust

• „Ich muss mich rechtfertigen und alles erklären“ – Führungskräfte verlieren sich in endlosen Begründungen statt klar zu kommunizieren

• „Emotionen haben hier keinen Platz“ – Die Unterdrückung emotionaler Reaktionen verstärkt oft den Konflikt.

Die Vermeidungsfalle – Schlechte Nachrichten Gespräch

Viele Manager schieben das „Schlechte-Nachrichten-Gespräch“ wochenlang vor sich her – bis es eskaliert. Diese Vermeidungshaltung verstärkt das Problem:

• Gerüchte entstehen und verunsichern das gesamte Team • Vertrauen schwindet bei mangelnder Transparenz.

• Die eigene Glaubwürdigkeit leidet nachhaltig.

Was passiert im Gegenüber? Das 5-Phasen-Modell

Ein Schlüssel zum erfolgreichen Führen schwieriger Gespräche liegt im Verstehen der psychologischen Prozesse, die der Betroffene durchläuft. Das Kübler-Ross-Modell erklärt auch die Reaktionen auf berufliche „Verluste“:

  1. Schock und Leugnung – „Das kann nicht stimmen“, „Da muss ein Fehler vorliegen“
  2. Wut und Vorwürfe – „Das ist unfair“, „Sie haben mich nie unterstützt“
  3. Verhandeln und Hoffen – „Können wir nicht eine andere Lösung finden?“
  4. Trauer und Niedergeschlagenheit – Resignation, Rückzug, emotionale Verletzung
  5. Akzeptanz und Neuorientierung – „Was sind meine nächsten Schritte?“

Wichtig: Menschen durchlaufen diese Phasen unterschiedlich schnell und nicht immer in fester Reihenfolge.

Praktische Anwendung für Führungskräfte

Das Modell hilft Ihnen in der Vorbereitung und deswegen beachten Sie bitte:

  • Reaktionen des Betroffenen richtig einordnen und nicht persönlich nehmen.
  • Geduld entwickeln für den Verarbeitungsprozess des Gegenübers.
  • Angemessen reagieren je nach Phase, in der sich der/die Betroffene befindet.
  • Realistische Erwartungen an den Gesprächsverlauf entwickeln.

Die Grundprinzipien erfolgreicher schwieriger Gespräche

Das A und O schwieriger Gespräche liegt nicht in perfekten Formulierungen, sondern in der richtigen Haltung und dem Verständnis für die emotionalen Prozesse des Gegenübers. Wenn Sie die Psychologie ihres Gegenübers besser verstehen, können Sie professioneller mit den verschiedenen Reaktionen umgehen.

Häufige Fehler vermeiden

Diese größten No-Gos sollten Sie bei schwierigen Mitarbeiter Gesprächen auf jeden Fall vermeiden:

  • Sandwich-Methode verwenden – Schlechte Nachrichten zwischen Positives packen verwirrt nur
  • Zu viele Begründungen – Rechtfertigungen schwächen die Botschaft
  • Emotionale Ansteckung – Selbst wütend oder defensiv werden
  • Vorzeitige Lösungsvorschläge – Den Verarbeitungsprozess überspringen wollen
  • Falsche Versprechungen – Um das Gespräch schnell zu beenden

Professionelle Haltung bewahren:

  • Denken Sie daran, Sie agieren in ihrer Führungsrolle – Nicht alles persönlich nehmen
  • Empathisch, aber klar auftreten
  • Grenzen ziehen bei respektlosem Verhalten – beenden Sie das Gespräch rechtzeitig
  • Mehrere Gespräche einplanen – Selten ist alles in einem Termin geklärt

Fazit: Schwierige Gespräche als Führungskompetenz

In wirtschaftlich herausfordernden Zeiten werden schwierige Gespräche zur Kernkompetenz von Führungskräften. Das Vermeiden oder unprofessionelle Führen solcher Gespräche schadet allen Beteiligten – dem Betroffenen, dem Team und der eigenen Glaubwürdigkeit.

Die gute Nachricht: Schwierige Gespräche lassen sich lernen und trainieren. Holen Sie sich Unterstützung. Mit der richtigen Struktur, dem Verständnis für psychologische Prozesse und einer professionellen Haltung können auch diese kritischen Momente zu einem Zeichen von Respekt und Führungsstärke werden.

Ehrliche, strukturierte Kommunikation ist kein Zeichen von Härte – sondern von Respekt gegenüber allen Beteiligten.


Wie Führungskräfte Konflikte im Team erfolgreich moderieren

Wie Führungskräfte Konflikte im Team erfolgreich moderieren.
Konflikte sind gut. Sie sind eine Chance, um neue Perspektiven zu entdecken, kreative Lösungen zu finden und die Zusammenarbeit zu verbessern. Voraussetzung dafür ist, dass Konflikte konstruktiv ausgetragen werden, statt sie zu ignorieren oder zu eskalieren. Lesen Sie hier warum es wichtig ist, Konflikte nicht als Störung zu betrachten, sondern als Chance. Außerdem geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie als Führungskraft Konflikte im Team erkennen, moderieren und deeskalieren können.

Warum Konflikte auszutragen besser ist als ihnen auszuweichen

Konflikte entstehen, wenn unterschiedliche Interessen, Ziele oder Meinungen aufeinanderprallen. Das ist ganz normal und kann sogar positiv sein, wenn es zu einem konstruktiven Austausch führt. Denn dadurch können verschiedene Sichtweisen berücksichtigt, Missverständnisse geklärt und Innovationen angestoßen werden.

Häufigste Konfliktursachen

Fragt man Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden folgen Punkte häufig genannt:

  • Schwache Führung
  • Unklare Aufgabenverteilung
  • Persönliche Einstellungen und Vorurteile
  • Neid und Eifersucht
  • Mobbing
  • Unterschiedliche Wertvorstellungen
  • Unerfüllte Bedürfnisse
  • Stress und Überforderung

Konflikte untern den Teppich kehren bringt nichts

Wenn Konflikte jedoch nicht ausgetragen werden, sondern unter den Teppich gekehrt werden, hat das negative Folgen für das Team und das Unternehmen. Zum einen kann sich der Konflikt verschärfen und zu einer emotionalen Belastung für die Beteiligten werden. Zum anderen kann sich der Konflikt auf die Leistung und Motivation des gesamten Teams auswirken. Es kann zu einer Verschlechterung der Kommunikation, der Zusammenarbeit und der Qualität der Arbeit kommen.

Teure Konflikte

30 bis 50 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit von Führungskräften werden direkt oder indirekt mit Reibungsverlusten, Konflikten oder Konfliktfolgen verbracht. Deswegen ist es gut, diese schnell zu lösen.

 Wie Sie als Führungskraft Konflikte im Team erfolgreich moderieren

Als Führungskraft haben Sie dabei eine besondere Verantwortung: Sie müssen Konflikte im Team erkennen, moderieren und deeskalieren können. Als Führungskraft haben Sie einen entscheidenden Einfluss auf die Konfliktkultur im Team. Sie können dazu beitragen, dass Konflikte als Chance gesehen werden, statt als Bedrohung.


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5 Tipps für Führungskräfte

  1. Erkennen Sie Konflikte iund deren Ursachen frühzeitig. Achten Sie auf Anzeichen wie Spannungen, Unzufriedenheit oder Rückzug bei Ihren Mitarbeitenden. Fragen Sie nach, was los ist, und hören Sie aktiv zu.
  2. Moderieren Sie Konflikte im Team fair und neutral. Bringen Sie die Konfliktparteien an einen Tisch und sorgen Sie für eine offene und respektvolle Atmosphäre. Klären Sie die Ursachen und Interessen des Konflikts und unterstützen Sie die Beteiligten dabei, eine gemeinsame Lösung zu finden.
  3. Analysieren Sie, ob es sich um einen Beziehungs- oder Sachkonflikt handelt. Sachkonflikte können durch offene Kommunikation, Kompromissbereitschaft und konstruktives Feedback gelöst werden. Beziehungskonflikte erfordern oft die Intervention von neutralen Moderatoren oder einem Coach, um eine Eskalation zu vermeiden und eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.
  4. Deeskalieren Sie Konflikte im Team rechtzeitig. Greifen Sie ein, wenn ein Konflikt zu eskalieren droht oder bereits eskaliert ist. Schlichten Sie zwischen den Streitenden und vermitteln Sie zwischen den Positionen. Sorgen Sie dafür, dass die Emotionen abkühlen und die Sachlichkeit wiederhergestellt wird.
  5. Fördern Sie eine konstruktive Konfliktkultur im Team. Machen Sie deutlich, dass Konflikte normal sind und dass sie offen angesprochen werden sollen. Geben Sie Feedback und Anerkennung für konstruktives Verhalten im Konfliktfall. Schaffen Sie einen Rahmen für regelmäßigen Austausch und Reflexion im Team.

 

Fazit
Konflikte sind unvermeidlich, wenn Menschen zusammenarbeiten. Aber sie müssen nicht negativ sein, wenn sie konstruktiv ausgetragen werden. Als Führungskraft können Sie dazu beitragen, dass Konflikte im Team als Chance gesehen werden, um neue Perspektiven zu entdecken, kreative Lösungen zu finden und die Zusammenarbeit zu verbessern. Gute Führung und lösungsorientiertes Konfliktmanagement helfen Ihnen, die Potenziale Ihrer Mitarbeiter zu fördern und die Zufriedenheit aller Beteiligten zu erhöhen.


Support oder Weiterbildung zum Thema Konflikte gesucht?

Der IPA Workshop richtet sich an Fach- und Führungskräfte, die ihre Konfliktkompetenz erweitern möchten, um auch bei schwierigen Konflikten handlungsfähig zu bleiben und tragfähige Lösungen zu finden.

Für schnelle und individuelle Konfliktmoderation kontaktieren Sie uns gerne hier.

Ziele des Seminars

Sie lernen,

  • verschiedene Konflikte zu unterscheiden und unterschiedliche Lösungsansätze zu verfolgen.
  • konstruktiv und wertschätzend bei Konflikten zu bleiben.
  • eine ausbalancierte Kooperation anzustreben, um langfristige Lösungen zu gewährleisten.
  • wiederkehrende Konflikt-Dynamiken erkennen und darauf angemessen zu reagieren.
  • nützliche Kompetenzen, um in schwierigen Situationen handlungsfähig zu bleiben, zu vermitteln und Konflikte konstruktiv zu lösen. Mehr Infos hier.

 

 

Kostentreiber Konflikte – eine Anleitung zum Sparen

Das Thema Digitale Transformation steht weit oben auf der Agenda der Unternehmenslenker und radikale Umbrüche in der Arbeitswelt sind in vollem Gange. Disruptives Denken wird zum Überlebensmittel und ganze Industrien stehen vor der Existenzfrage ihrer Geschäftsmodelle. Man braucht kein Hellseher zu sein, um zu erahnen, dass das Konfliktpotenzial  in den Unternehmen dadurch eher zu- als abnehmen wird.

Aber: Konflikte kosten Zeit und Geld.

Studien zeigen, dass circa 10 bis 15 Prozent der Arbeitszeit für Streitereien mit Kollegen, Kunden und Zulieferern in deutschen Unternehmen drauf gehen. Streiten oder im Extremfall auch Mobbing findet auf allen Ebenen statt, nicht selten aber sind Führungskräfte direkt oder indirekt involviert. Mitarbeiter klagen in Umfragen, wie z.B. dem Gallup Engagement Index,  regelmäßig über Chefs, die wenig bis gar nicht führen, nicht zuhören oder Konflikte ignorieren;  von  konstruktiver Kritik ganz zu schweigen. Was also müssen Führungskräfte tun und was lernen damit Konflikte nicht eskalieren und Lösungen möglich werden.

Zeig mir, wie Du streitest, und ich sag Dir, wer Du bist

Bei Konflikten mit Mitarbeitern  muss eine Führungskraft Stellung beziehen. Es gibt kaum eine Situation in der man mehr im Fokus steht: nicht nur der betroffene Mitarbeiter ist beteiligt, nein auch alle anderen Teammitglieder verfolgen direkt oder indirekt das Vorgehen mit erhöhter Aufmerksamkeit. Quasi nebenbei lernen sie als „Zuschauer“ wie der Fall gelöst wird oder um es salopp zu formulieren: wer gewinnt oder verliert. Zu verlieren haben besonders Führungskräfte, denn  Ihre Glaub- und Vertrauenswürdigkeit steht auf dem Spiel.

Vermeidungsstrategie oder Brüllattacke

Ein Verlust der Autorität durch unangemessenes Verhalten oder ein Ausraster der Führungskraft mit Brüllattacke kann die Zusammenarbeit im gesamten Team nachhaltig stören. Aber auch eine Vermeidungsstrategie, bei der die Führungskraft das Thema nicht bei den Hörnern packt, sondern stattdessen gut gemeinte Appelle an die Mitarbeiter sendet, kann katastrophal sein. Früher oder später wird das Thema wieder auflodern.

Vorbereitung und Analyse ist Pflicht

Die Führungskraft ist also gut beraten, sich nicht ohne Vorbereitung in die Auseinandersetzung zu stürzen. Konflikte sind erst einmal etwas völlig normales in Unternehmen und je professioneller sie bearbeitet werden, je geringer ist die Chance einer teuren Eskalation. Der erste Schritt zur Konfliktlösung ist die Analyse möglicher Konfliktursachen. Basierend darauf kann dann das richtige „Konfliktwerkzeug“, oder im Fachjargon ausgedrückt, die richtige Intervention, gefunden werden. Hier lesen Sie den ganzen Artikel und bekommen noch mehr Tipps im neuen IPA- Institutsbrief.