Vom Dringlichen zum Wesentlichen – warum wir unser Denken umprogrammieren müssen

„Es ist einfach zu viel. Ich kriege den Berg nicht mehr abgearbeitet und weiß nicht mehr, wo mir der Kopf steht.“ Das höre ich immer öfter von Chefs und Chefinnen.

Dauerstress und Druck als das neue Normal

Gerade gestern hatte ich wieder so einen Fall in meiner Praxis und wir sprachen über den Fluch, dass in Projekten oft alles als „total wichtig“ deklariert wird.
Und dabei kamen wir auf den altbewährten Klassiker, die Eisenhower-Matrix, zu sprechen.
Viele von Ihnen kennen die Matrix, aber die eigentliche Herausforderung liegt oft in der konsequenten Unterscheidung zwischen **dringlich**, **wichtig** und eben **nicht dringlich** oder **unwichtig**.

Eisenhower Matrix

Gleichzeitig gilt: Wer im Führungs- und Projektdschungel überleben will, muss konsequent delegieren und sich vom „Ich mache das mal eben selbst“ verabschieden.
D.h. Führungskräfte müssen sich von der Illusion verabschieden, dass sie viele Aufgaben besser selbst erledigen als ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und dass dieses „mal eben“ effizient ist. Aber nein, das ist es nicht und „verschlimmbessert“ das Problem und löst es nicht.

Führungskräfte sind keine Sachbearbeiter

Führungskräfte sollen sich um die wichtigen Dinge kümmern und nicht selbst ihre besten Sachbearbeiter/innen sein. Führungskräfte sollten konsequent an den A- Aufgaben arbeiten, das sind jene, die zu den Hauptzielen am meisten beitragen. Hier gilt die Faustregel : A- Aufgaben machen 70 – 80 % des Arbeitserfolges aus.

Und wer jetzt argumentiert: Aber meine Leute können bestimmte Aufgaben nicht gut genug ausführen, dem sage ich: Dann ist es Ihre Aufgabe, Ihre Teams und Mitarbeitenden zu schulen und zu trainieren. Aber Rückdelegation gilt nicht!

Also nutzen Sie die Methode, um wieder Klarheit und die Kontrolle über Ihr (Arbeits-) Leben zurückzugewinnen. Denn am Ende gilt:

Nicht alles, was eilt, ist auch wirklich wichtig und schon gar nicht Führungsaufgabe.

Meine Tipps für bessere Delegation:

Ein einfacher Perspektivwechsel kann Wunder wirken. Stellen Sie sich folgende Fragen: 

? Was passiert, wenn ich eine Aufgabe plane und erst morgen erledige? 

? Was, wenn jemand anderes diese Aufgabe übernehmen könnte? 

? Und was, wenn sie vielleicht gar nicht erledigt werden muss? 

? Wie setzen Sie die Eisenhower-Matrix im Alltag ein?

? Haben Sie mit Ihrem Team schon einmal darüber gesprochen, wie sie gemeinsam Wichtig und Dringlich definieren?

Diese Gedankenexperimente schärfen nicht nur die Wahrnehmung, sondern eröffnen auch neue Wege zur Priorisierung.

Viel Erfolg bei der Umsetzung.

Sie wollen direkt in die Umsetzung gehen oder ein Training aufsetzen- hier finden Sie mehr Inspiration:

Problemlösungs- und Entscheidungstechniken