Sprechstunden für Mitarbeiter – warum das nicht funktioniert

Führungskräfte sind beschäftigte Menschen. Sie lavieren zwischen Meetings, Kunden und Mitarbeitenden hin und her. Und nicht zu vergessen das Top Management, das besonders vom Middle Management auch die Exekution der strategischen Ziele erwartet – und das bitte schnell und geräuschlos.

Wie also soll man da das Ohr an den Mitarbeitenden haben, zumal diese sich dann auch noch meistens im Homeoffice aufhalten und oft nicht mehr (im Büro) sichtbar sind.

Da scheint es nahe liegend zu sein, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufzufordern sich zu melden, wenn sie Gesprächsbedarf haben oder gar unzufrieden sind. Oft wird dann gesagt: „Das sind ja alles erwachsene Menschen, die wissen schon, wenn was anbrennt.“

Also werden sogenannte Sprechstunden eingerichtet, (die mich ehrlich gesagt an die Arztsprechstunden erinnern und meistens genutzt werden, wenn man krank ist) bei denen sich die Teammitglieder einbuchen können oder eben einfach mal ins Büro „reinschneien“ können.

So weit so gut, eine praktische Idee. Der einzige Haken: sie funktioniert nicht.

 Warum ist das so?

Bei vielen Kunden stelle ich immer wieder fest, dass sich die Mitarbeiter und ihre Anliegen nicht in eine Sprechstunde pressen lassen wollen. Die alltäglichen Probleme und Herausforderungen der Teammitglieder tauchen eben nicht pünktlich am Freitagmorgen um 10.00 Uhr in der Sprechstunde auf, sondern „wabern“ zunächst diffus in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen herum. Irgendetwas stört, man fühlt sich unwohl im Projekt, es läuft nicht so richtig, man ist gestresst. Oft ist es noch kein Problem, das man auf den Punkt definieren könnte, geschweige denn dem Chef oder der Chefin in einem 2-Minuten-Pitch präsentieren möchte.

Viele Anliegen der Mitarbeitenden wabern erstmal diffus im Raum bevor sie zum Problem werden.

Und so mancher fürchtet sich vor der in den letzten Jahren in Mode gekommenen Gegenfrage der Vorgesetzten: „Und welche Lösung hast du für dein Problem?“

Ultimative Killer

Aus Sicht vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist dies der ultimative Killer, um nie wieder in die Sprechstunde zu kommen. Erstens denken sich die gestressten Mitarbeiter, ich würde Dich nicht fragen, wenn ich eine Lösung hätte und zweitens wollte ich eigentlich ein bisschen mehr Verständnis, aktives Zuhören und Wertschätzung für unser gemeinsames Problem. Nämlich, dass hier in unserer Abteilung einiges im Argen liegt.

Mitarbeiter erwarten Verständnis und Zuhören für Ihre Themen.

Fazit: Mitarbeitende wollen sich nicht als Problemträger*in oder Versager*in in einer Rechtfertigungsposition wiederfinden, in der kein wertschätzender Austausch auf Augenhöhe stattfindet.  Von ihren Führungskräften erwarten sie mehr aktives Coaching und Orientierung.

Das läuft falsch an dem Konzept Sprechstunde von Führungskräften:

Es ist eine passive Methode, denn

• Führungskräfte überlassen es Mitarbeitenden das Gespräch zu suchen.
• Sie geben die Verantwortung für den ersten Schritt zum Dialog und Austausch an das Team.
• Sie senken NICHT die Hemmschwelle zu ihnen zu kommen, sondern erhöhen sie durch ein formales „Sprechstunden- Format“.
• Dies führt zu der falschen Annahme, dass es keine Probleme gibt, wenn sich niemand zu Wort meldet.
• Führungskräfte wiegen sich in falscher Sicherheit und gestalten die Abteilungs- und Arbeitskultur nicht aktiv.

Statt abzuwarten, empfehle ich aktives Führungscoaching:

• Werden Sie proaktiv, nehmen Sie sich täglich Zeit für Führung.
• Entwickeln Sie eine Routine für persönliche Gespräche und planen diese fest in Ihren Kalender ein.
• Treffen Sie sich im Daily Stand-up, einer kurzen tägliches Besprechung im Stehen, um Fortschritte zu besprechen und Blocker im Team zu erkennen.
• Verwenden Sie die Methode des aktiven Zuhörens.
• Fragen Sie Ihr Team: „Wo kann ich mich als Führungskraft nützlich machen, welchen Mehrwert kann ich Euch bieten?
• Vereinbaren Sie klare Regeln, wo Sie selbst proaktiv sind und wo Sie Proaktivität vom Team erwarten
  

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