E-Mail Flut – 7 Tipps für ein besseres Arbeiten

Es ist Montag morgen Sie  kommen ins Büro und die ersten 50 Mails in ihrem Posteingang sind schon da. Sie wissen, es werden im Laufe des Tages noch mindestens  50 oder gar 100 Mails dazu kommen. Ganz zu schweigen von Whats App Nachrichten, Messenger & Co. Oder gehören Sie zu den Menschen, die auch am Wochenende Ihre Mails lesen, um so wenigsten halbwegs den Überblick zu behalten?

Letzteres scheint oft das kleiner Übel im Umgang mit der E-Mail Flut zu sein- zu mindestens beruflich gesehen. Familienmitglieder empfinden das dauernde  e-mailen am Wochenende und in der Freizeit eher kritisch bis nervig.

Mails sind nicht mehr wegzudenken aus unserem beruflichen Alltag , vieles ist dadurch einfacher und schneller geworden.

Die Kehrseite der Medaille kennen wir auch:
• alle wollen über alles informiert werden
• Mitarbeiter setzen ihre Chefs bei allem und jedem auf CC/BCC
• was mündlich besprochen wird, wird noch mal per Mail bestätigt
• manchmal vergreifen sich die Mitarbeiter und Kollegen im Ton, das Arbeitsklima verschlechtert sich oder noch schlimmer,
• Kundenmails werden nicht oder nicht professionell beantwort, der gute Ruf des Unternehmens steht auf dem Spiel
• und, und…

Was also tun im Kommunikations- Wirrwarr?

Hie sind die 7 wichtigsten Regeln, mit denen Sie der E-Mail Flut Herr werden:

1. Managen Sie sich selbst!  Verzichten Sie auf ständige Erreichbarkeit ! Legen Sie feste Bearbeitungszeiten für Ihre Mails fest und reduzieren dadurch die Unterbrechungszeiten durch E-Mails.

2. Stellen Sie den Sound ab, der einkommende Mails anzeigt.

3. Nutzen Sie auch intensiver die technischen Möglichkeiten, die Ihren die Mail-Clients bieten, wie bessere Spamfilter. Weisen Sie Mails bestimmter Absender automatisch Farbcodes zu, so dass Sie auf einen Blick erkennen, welcher Arbeitsgruppe oder welchem Projekt eingehende Mails zuzuordnen sind.

4. Pflegen Sie einen kurzen, prägnanten und orthographisch korrekten  Schreib-Stil, mit nur einem Sujet pro Mail und einer inhaltlich deutlichen Betreffzeile.

5. Klare Adressaten; nur derjenige, von dem Sie eine Antwort erwarten, sollte in der Adressatenzeile stehen und nur Personen, die unbedingt mit informiert werden müssen, im CC. Verzichten Sie völlig auf das BCC.

6. Erst denken, dann schreiben. Gerade bei ärgerlichen Vorfällen eskaliert die Mailkommunikation oft eher, als sie klärt. Prüfen Sie, ob ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch nicht viel schneller zum Ergebnis führen wird als aufschaukelndes Mail-Ping-Pong.

7. Nehmen Sie Ihre Führungsaufgabe aktiv wahr, überlassen Sie die E-Mail Kommunikation nicht dem Zufall. Entwickeln Sie Spielregeln mit Ihrem Team .

Lesen Sie hier mehr zum Thema.

Top Bücherliste Digitalisierung- einfach lesen!

Lesen ist nicht out, Bücher sind auch im Jahr 2018 immer noch aktuell und deswegen haben wir unsere Literaturliste zum Thema „Digitalisierung“ ergänzt und aktualisiert.

Die Liste erhebt natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit und kann durch Euch jederzeit ergänzt werden. Auch ist noch keine „Ordnung“ drin, aber wer braucht die schon… einfach lesen, einfach anfangen, einfach weitermachen oder verschenken.

  • Ranga Yogeshwar: Nächste Ausfahrt Zukunft: Geschichten aus einer Welt im Wandel
  • Land, Karl-Heinz: Erde 5.0 – Die Zukunft provozieren
  • Svenja Hofert: Das agile Mindset
  • Wolfgang Appel, Wahler (Hrsg) Die digitale HR- Organisation
  • Meckel, Miriam: „Mein Kopf gehört mir“
  • Oesterreich, Schröder: Das kollegial geführte Unternehmen
  • Tim Cole Wild Willd Web
  • Tim Cole, Ossi Urchs (Klassiker)“Digitale Aufklärung“
  • Keese, Christoph: Silicon Deutschland
  • Keese, Christoph: Silicon Valley
  • Krebs, Andreas, Williams, Paul: Die Illusion der Unbesiegbarkeit
  • Kurzweil, Ray: Menschheit 2.0. Die Singularität naht
  • Lanier, Jaron: Wem gehört die Zukunft?
  • Leonhard, Gerd: Technology vs. Humanity
  • Albers Markus „Digitale Erschöpfung“
  • Frank Thelens Autobiografie „Startup-DNA: Hinfallen, aufstehen, die Welt verändern“
  • Rustler, Florian: Innovationskultur der Zukunft
  • Schüller, Anne M., Steffen, Alexander, T.: Fit für die Next Economy
  • Buhr, Feltes: „Revolution , ja bitte“
  • Tegmark, Max: Leben 3.0. Mensch sein im Zeitalter Künstlicher Intelligenz
  • „Deutschland 4.0“ von Kollmann/Schmidt
  • „Digitale Transformation von Geschäftsmodellen“ Grundlagen, Instrumente und Best Practices Herausgeber: Schallmo, D., Rusnjak, A., Anzengruber, J., Werani, Th., Jünger, M. (Hrsg.)
  • „Deutschland digital“,  Unsere Antwort auf das Silicon Valley von Beise, Schäfer (ebook)
  • Klaus Schwab: „Die Vierte Industrielle Revolution“ von
  • Jens-Uwe Meyer: „Digitale Disruption“: Die nächste Stufe der Innovation“
  • Kai Anderson: Das agile Unternehmen: Wie Organisationen sich neu erfinden Mit vielen Beispielen aus der Praxis bekannter Topmanager
  • Alstyne, Choudary: Platform Revolution von Parker
  • Constanze Kurz, Frank Rieger: „Arbeitsfrei“
  • Digital Transformation Playbook von Rogers
  • Martin Kornberger: „Plan B – Management reloaded“
  • Lutz Becker (Herausgeber), Walter Gora (Herausgeber), Matthias Uhrig (Herausgeber): Informationsmanagement 2.0: Neue Geschäftsmodelle und Strategien für die Herausforderungen der digitalen Zukunft von
  • Günther Dück: „Schwarmdumm“ So blöd sind wir nur gemeinsam“
  • Sattelberger, Welpe, Boes:“Das demokratische Unternehmen“,
  • Thorsten Petry; „Digital Leadership“: Erfolgreiches Führen in Zeiten der Digital Economy“
  • Martin A. Ciesielski und Thomas Schutz: Digitale Führung: Wie die neuen Technologien unsere Zusammenarbeit wertvoller machen
  • Brian J. Robertson: Holacracy: Ein revolutionäres Management-System für eine volatile Welt
  • Boris Gloger: Selbstorganisation braucht Führung
  • Digital Innovation Playbook von Dark Horse (Arbeitsbuch für Gründer, Macher und Manager)
  • Daniel Kahnema: „Schnelles Denken, langsames Denken“ 
  • Arnold Herrmann: „Wir sind Chef“

ENGLISH

  •  „Exponential Organizations“ von Ismail
  • „Competing Against Luck“
  • „The Third Wave“
  • „The New Digital Age“
  • „The Seventh Sense“
  • „The Industries of the Future“
  • „Abundance“
  • „Seeing What’s Next“
  • „The Second Machine Age“ von Brynjolfsson, McAfee
  • „The Second Machine Age“
  • „Illusion 4.0“
  • „Competing against Luck“
  • Management: „Reinventing Organizations“
  • „The Connected Company“
  • „“Joy at work“
  • „Theorie U“, „Work rules“
  • „Management Design“
  • „The Management Shift“
  • „Joy Inc.“telligenz als Einsteigerbuch
  • Work Rulez! By Laszlo Bock.
  • Re-Work, The Lean Startup
  • The Power of Pull: How Small Moves, Smartly Made, Can Set Big Things in Motion (Englisch)

Ich danke meinem Netzwerk für die vielen Anregungen

Update 22.11.2018

Mitarbeiter beteiligen und begeistern

Wie man Mitarbeiter begeistert und beteiligt, weiß Tanja Friederichs, Vice President Human Resources bei der PULS GmbH und Sprecherin beim Digital Leadership Summit, ganz genau. Aber nicht reden, sondern machen ist Ihre Divise- auch als sie im Juni 2017 vor einer neuen Herausforderung stand.

Als ein Wettbewerber der PULS verkündete seine Aktivitäten in Europa einzustellen war sie es, die  im Auftrage der Geschäftsführung, ein Innovation Lab in Wien aufbaute und dort einen neuen Leadership-Ansatz etablierte.

Wir sprachen mit Tanja Friedrichs in München über das Thema Mitarbeiter beteiligen und begeistern im Zusammenhang mit dem Aufbau des Innovation Lab.

 

Was waren zu Beginn die größten Herausforderungen für die Rekrutierung der Innovation Lab Mitarbeiter in Wien?

Es gab viele Angebote von Wettbewerbsunternehmen, die die Entwicklungsingenieure sehr umwarben, und wir wollten natürlich die Besten für uns gewinnen. Da half uns die Einladung ins PULS Headquarter nach München, wo wir mit dem „Gallischen Dorf“ eine hochmoderne Arbeitswelt nach neuesten Erkenntnissen geschaffen haben. Diese überzeugte schon und noch vielmehr die klare Zusage, dass in Wien gemeinsam mit den neuen Mitarbeitern ein vergleichbarer Standort hochgezogen werden sollte.

Wie habt Ihr die neuen Mitarbeiter begeistern und beteiligen können?

Das neue Konzept, die PULS Power Schmiede, wurde in mehreren Runden, angefangen vom Kick-Off-Meeting über Arbeitskreise hin zum Innovation Camp, gemeinsam mit den zukünftigen Mitarbeitern vor ihrem eigentlichen Arbeitsantritt zum 01.01.2018 entwickelt. Dabei waren die Geschäftsführung, PULS Mitarbeiter, Trainer als Prozessbegleiter und natürlich wir von HR als Treiber aktiv und haben die vielfältigen Ideen und Interessen eingefangen und zusammengebunden.

Wie sieht Euer Leadership- Ansatz im Innovation Lab aus?

Das ganze Interview findet Ihr in unserem IPA Institutsbrief, den Ihr Euch hier kostenfrei runterladen könnt.

 

DIGITAL LEADERSHIP SUMMIT 2018: DER MENSCH IM ZENTRUM DER DIGITALISIERUNG

Wir danken Miriam Wohlfarth von  Sevenval für Ihre tolle Zusammenfassung des Digital Leadership Summit 2018, dls#3, der Mensch im Zentrum der  Digitalisierung. 

In ihrem Blog berichtet sie über die Keynotes  und darüber welche Erkenntnisse sie von der Veranstaltung mitgenommen hat.

Die Keynote von Dr. Carsten Linz

Carsten Linz ist Autor des Buches „Radical Business Transformation“ und Global Head des SAP Center for Digital Leadership. Er begann seinen Vortrag mit einer klaren Forderung: „Der CEO selbst muss die Verantwortung für die Digitalisierung übernehmen.“ Denn New Leadership bestehe laut Linz aus digitaler, unternehmerischer und transformativer Führung:

Hier geht es zu Miriams Beitrag

 

 

DLS#3 – Rückblick der ‚Zukunftsversteher‘

(…) Weiße Wände, hohe Decken, Säulen mit Stuck: Mit seiner traditionellen Architektur wirkt das älteste evangelische Gotteshaus Kölns, die Trinitatiskirche, erstaunlich modern. Passender hätte die Location des Digital Leadership Summit #3 nicht sein können. Denn hier steht der Wissenstransfer zwischen New und Old Economy auf dem Programm. Zum Missionieren sind die Speaker aber nicht gekommen. Sie wollen vielmehr aus der eigenen Praxis berichten, wie sich der digitale Wandel auf Führungs- und Arbeitskonzepte auswirkt.

Digitalisierung ist Technologie und Kultur

Clever ist: Die Keynote-Speaker des Themenschwerpunkts „Digital Leadership“ repräsentieren nicht einfach nur die Crème de la Crème namhafter Unternehmen wie etwa die Telekom, Oracle, Mister Spex, Vattenfall und mehr. In Sachen Führungsgeschichte verkörpern sie auch ein Erfahrungspotpourri aus den unterschiedlichen Wirtschaftsperioden der vergangenen 100 Jahre. Während der schwedische Energielieferant Vattenfall bereits 1909 gegründet wurde, schaut etwa der Berliner Online-Brillenhändler Mister Spex gerade einmal auf zehn Jahre Unternehmensgeschichte zurück. Wenn sich also Traditionsunternehmen und Start-ups treffen und über die digitale Transformation debattieren, dann kann der Konsens in Sachen digitale Führung auch mal echten Mehrwert liefern. Und der sieht dann – kurz gesagt – so aus:

Lesen Sie dazu weiter im Blog der Zukunftsversteher bei denen wir uns herzlich bedanken für den schönen Beitrag.

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Digitalisierung – Nur mal kurz den Mensch vergessen!

1. Die Arbeitsorganisation so gestalten, dass sie Möglichkeiten zur Mitwirkung gibt

Alle Technik nutzt nichts wenn die Entscheidungswege und Prozesse nicht echte Partizipation zulassen und wenn Ideen und Vorschläge von Mitarbeitern an
den alten Hierarchien scheitern. Erst wenn Mitarbeiter Einfluss und seriöse Mitwirkungsmöglichkeiten beim Change Prozess selbst haben, werden sie sich
ernst genommen fühlen und Neuerungen annehmen.

Aufgaben und Arbeitsweisen werden sich immer schneller ändern und in Folge werden sich Teams auflösen, neu finden und zusammensetzten. Dass funktioniert nur mit flexiblen Teams, die mit einem Höchstmaß an Entscheidungskraft ausgestattet sind.

Hierzu braucht es ein neues Verständnis von Organisation, Macht, Aufgaben, Rollen und Kompetenzen. Für Führungskräfte heißt es: abgeben, delegieren, coachen und vertrauen.

Was ist noch zu tun? Wie bereitet man Projekte so vor, dass auch wirklich alle Mitarbeiter mitgenommen werden?

Meine Handlungsempfehlung „Digitalisierung“ mit praktischer Checkliste können Sie kostenfrei und virensicher hier anfordern.

 

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Workpath-Interview mit Ursula Vranken zum Thema Digital Leadership und People Management

Kurz vor dem Start des Digital Leadership Summit DLS#3 (21.6.2018), traf sich die Workpath Redaktion mit Ursula Vranken, um mit Ihr über Leadership, Performance Management und die neue Rolle von Führungskräften und HR zu sprechen.

Die Redaktion wollte auch wissen, warum Sie zusammen mit Ihrem Bruder den Digital Leadership summit gegründet hat.

Ursula Du hast vor drei Jahren den Digital Leadership Summit gegründet, was war der Grund dafür?

Viele Führungskräfte denken beim Thema digitaler Wandel zunächst an Bits & Bytes bzw. Technik. Das fasst aber viel zu kurz. Die erfolgreiche Bewältigung der digitalen Transformation hängt in erster Linie von motivierten Mitarbeitern und guter Führung ab. Digitaler Wandel braucht Digital Leader, die Technik und Menschen sinnstiftend zusammenbringen. Darüber diskutieren wir beispielsweise auch auf dem Digital Leadership Summit.

Was sind die wichtigsten Trends und Herausforderungen im Bereich Digital Leadership & People Management für Mitarbeiter und Führungskräfte?

Es geht um ein neues Verständnis von Führen und Arbeiten. Es geht um Augenhöhe zwischen allen Beteiligten. Die Digitalisierung verändert auf der einen Seite viele Geschäftsmodelle und -prozesse radikal. Aber auf der anderen Seite sehen wir auch, dass die Gen Y & Z ganz andere Vorstellungen von Arbeiten, Führen und Work Life Balance hat als ihre Vorgänger. Insgesamt wollen Mitarbeiter – und zwar generationsübergreifend – mehr eingebunden werden und mitbestimmen. Wir müssen Mitarbeitern besser zuhören, ihre Ideen und Argumente ernst nehmen und damit eine neue Kultur der Zusammenarbeit schaffen. Gutes People Management wird damit zur Kernherausforderung für Führungskräfte.

Das ganze Interview lest Ihr auf der Seite von  Workpath.

Ihr wollt Ursula und viele tolle Speaker live erleben, dann sichert Euch schnell noch ein Ticket. Schreibt uns, wenn Ihr von einem rabattierten Ticket profitieren wollt. mail(a)ipa-consulting.de

 

 

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So nah und doch so fern – Führung Globaler Teams im Personalbereich der Telekom

Christina Schulte-Kutsch ist Vice President Leadership Development & Culture bei der Telekom und führt  ein global aufgestelltes Team von Bonn aus. Wir sprachen mit ihr über die Herausforderungen, die das virtuelle Führen für sie und ihre Mitarbeiter mit sich bringen.

Frau Schulte-Kutsch, wie sieht Ihre Führungssituation konkret aus?

Um konzernweit beste Lösungen anzubieten können, ist mein Bereich mit seinen 50 Mitarbeitern global aufgestellt: 60% meiner Mitarbeiter arbeiten an verschiedenen Standorten in Deutschland, die anderen 40% in unseren internationalen Einheiten – insgesamt in 11 verschiedenen Ländern. Die Fähigkeit zur virtuellen Kooperation ist daher Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Was sind die größten Herausforderungen für ein Team, das an verschiedenen Orten verteilt sitzt und arbeitet?

Führung und Zusammenarbeit  beruhen auf Kommunikation. Als Team sind wir jedoch selten alle an einem Ort – dieses liegt an den unterschiedlichen Arbeitsorten, aber auch an der Nutzung von „mobile working“. Wir organisieren uns daher primär über virtuelle Kommunikation: Telefonate, E-Mails oder Videokonferenzen. Dieses erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine klare Kommunikation, eine offene FeedbackKultur und gegenseitiges Vertrauen.

Auf was achten Sie besonders in der Führung? 

Virtuelle Führung ist mehr als die Nutzung von IT-Tools, vielmehr beschreibt der Begriff eine moderne, offene Führungskultur: es geht um ein entsprechendes Mindset. Der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei das Thema Feedback: Da informelle Treffen und ein kurzer Austausch bei einem Kaffee nicht mehr möglich ist, ist es mir umso wichtiger, dass wir uns im Team regelmäßig Feedback geben, unsere Arbeitsweise hinterfragen und bewusst neue Kommunikationswege, z.B. moderne Kollaborationstools ausprobieren.

Mehr erfahren…

Der vollständige Artikel mit der Frage, welche die wichtigsten Voraussetzungen für virtuelle Führung sind sowie ein Interview mit Katharina Krentz von Bosch zur Methode „Working out Loud“ kann im aktuellen IPA Institutsbrief eingesehen werden. Jetzt virensicher downloaden.

Christina treffen? Am 21.6.2018 treffen Sie sie mit ihrem Kollegen Dr. Reza Moussavian auf dem Digital Leadership Summit in Köln. Reza wird eine Keynote zum Thema „von Yoga bis Bots“ halten.

Mehr Infos

Das IPA bietet Seminare und Coachings zu den Themen Digital Economy, Digital Leadership und Digital Networking an.

Deutsche Firmen kämpfen mit der Digitalisierung

Im Rahmen der Cebit sprechen Ranga Yogeshwar und Ursula Vranken mit dem Handelsblatt über die Zukunft von Arbeit und Führung. Sie greifen dabei auch eines der großen Themen der Messe auf: Rasanter technologischer Fortschritt, der die Gesellschaft und Wirtschaft tiefgreifend verändert und Menschen sowie Unternehmen mit den Herausforderungen der Digitalisierung konfrontiert. Ranga Yogeshwar wird am 21.6.2018 in Köln beim Digital Leadership Summit sprechen und mehr dazu in seinem Vortrag: ‚Nächste Ausfahrt Zukunft‘ berichten.

Der Artikel „Deutsche Firmen kämpfen mit der Digitalisierung“ (Online-Version) erschien am 11. Juni 2018 im Handelsblatt.

Die PDF des Beitrags kann hier heruntergeladen werden: Deutsche Firmen kämpfen mit der Digitalisierung (PDF)

 

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Ursula Vranken zu hören in den Podcasts „Loving HR“ und „Fragen wir doch!“

“Die Digitalisierung ist im Wesentlichen eine Frage von gutem People Management und gutem Leadership”. Darum ging es im “Loving HR Podcast – Der Podcast für HR-Macher und -Interessierte – Interviews, Trends, Startups und New Work” am17.05.2018 mit Jens Kollmann. Gesprochen wurde außerdem über Digital Leadership, gute Führungskräfte und ein Umdenken im Talent Management.

In Deutschlands Experten-Podcast “FRAGEN WIR DOCH” mit Jochen Maass, Helmer Litzke und Frank Beecken sprach Ursula Vranken am 18.05.2018 über New Work und „Wie streite ich per Du mit Kumpel-Chefs?
Zu finden sind die Podcasts hier:

Loving HR

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Fragen wir doch!

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